Эффект от внедрения СЭД

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет:

  • Построить общий электронный архив информации и документов организации, тем самым обеспечить оперативный доступ к документам и исключить их потерю (по статистике для поиска бумажных документов сотрудники тратят до 30% всего рабочего времени, причем 15% бумажных документов безвозвратно теряются);

  • Контролировать движение документов, то есть знать, на какой стадии согласования находится нужный документ, и воздействовать на процесс его движения;

  • Сократить затраты времени руководителей и сотрудников практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). При переходе к электронным документам и автоматизации документооборота производительность труда сотрудников увеличивается на 25 – 40%;

  • Поддерживать высокую исполнительскую дисциплину, выявляя сотрудников, задерживающих выполнение работ или не выполняющих полученные задания (по статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками);

  • Анализировать эффективность работы и загруженность персонала для рационального распределения нагрузки сотрудников и соответствующего стимулирования;

  • Исключить утечку конфиденциальной информации, в отличие от традиционного "бумажного" документооборота, система электронного документооборота обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей;

  • Повысить конкурентные преимущества посредством повышения скорости и качества обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более динамичным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников;

  • Накапливать и использовать «корпоративные знания» (историю переписки, обоснование принятых решений и так далее), позволяющие принимать решения, основанные на прошлом опыте, избегать повторения ошибок, а также быстро обучать новых сотрудников;

  • Повышать корпоративную культуру за счет обеспечения четкости и обязательности процессов, а также упрощения механизмов общения.