Выбирая программу для количественно-качественного учета...

Вы решили приобрести программу для автоматизации количественно-качественного учета (ККУ) зерна и зернопродуктов. Такие программные продукты предлагаются не одной компанией, и Вы вынуждены выбирать, причем, выбирая продукт, Вы одновременно выбираете и партнера – разработчика этого продукта. Готовясь принять решение, обратить внимание на следующие моменты:

  • Количество внедрений: если оно невелико, продукт может оказаться сырым – хорошо отработать продукт можно только в условиях реальной эксплуатации на многих предприятиях.
  • Соответствие отраслевым требованиям: учетные схемы и выходные формы должны соответствовать действующим отраслевым нормативным документам.
  • Функционал: полнота, но не избыточность
    • Функциональность продукта должна быть достаточно богатой:
      • продукт должен поддерживать все основные процессы и процедуры: приемку, хранение, переработку, расчеты с поклажедателями и т.п.;
      • продукт должен формировать все основные формы ЗПП; одновременно с этим продукт должен предоставлять удобные управленческие отчеты;
      • продукт должен обладать высоким уровнем автоматизации: все необходимые расчеты должны выполняться программой, ручные расчеты при работе с программой должны быть исключены.
    • Однако функциональность продукта не должна быть избыточной – она не должна включать функции, реализуемые специальными продуктами. Таковы, к примеру, программы для расчета рецептов комбикормов, разрабатываемые специализированными российскими и зарубежными компаниями.
  • Интегрируемость с другими программными продуктами
    • Не дублируя функции специальных программ, программа для ККУ должна интегрироваться с ними, а также с бухгалтерскими программами, в единую информационную систему, в которой автоматически согласуется справочная информация и идет обмен учетными данными, исключающий дублирование ввода информации.
    • Тем же целям служит интеграция программы для ККУ с автоматизированными системами управления технологическим процессами. Если на вашем предприятии есть такая система, поинтересуйтесь, имеет ли разработчик соответствующий опыт.
  • Обеспечение экономической (информационной) безопасности
    • Продукт должен иметь программные средства обеспечения информационной безопасности, такие как
      • регистрация пользователей, парольный доступ,
      • разграничение прав доступа к задачам и данным,
      • авторизация и журнализация действий пользователей с фиксацией времени их совершения,
        и т.п.
    • Одно из важных достоинств продукта – т.н. клиент-серверная архитектура, которая обеспечивает лучшую сохранность информации, исключает прямой доступ пользователя к файлам данных, ускоряет работу программы.
    • Современные продукты обеспечивают взаимодействие с техническими средствами, снижающими или даже блокирующими влияние (злонамеренное или случайное) человеческого фактора на достоверность учетных данных; в частности, они обеспечивают
      • автоматический съем веса с тензовесов любых типов;
      • возможность использования штрих-кодирования для обезличивания проб в лаборатории,
      • контроль периметра площадки автомобильных весов с помощью инфракрасных датчиков (ИК-барьеров),
      • видеоконтроль операций взвешивания с сохранением изображения зоны весов в момент взвешивания
        и т.п.
  • Документированность: продукт должен иметь подробную документацию для пользователя и администратора, актуальную на дату поставки.
  • Адаптируемость. На каждом предприятии имеется своя специфика учета, к которой программа для ККУ должна быть адаптирована. Хороший тиражный продукт должен иметь развитую систему настроек, позволяющую быстро и без изменений в самой программе (т.е. без участия программистов) настроить продукт на специфику учета предприятия.
  • Инструментарий разработки: «1С» или не «1С»
    • Все программы для ККУ можно разделить на две группы:
      • «1С: продукты», т.е. продукты на платформе «1С: Предприятие 7.7 / 8»,
      • «не-1С: продукты».
    • Основное отличие заключается в следующем:
      • «1С: продукты» открыты для модификации и расширения силами любого грамотного программиста 1С; впрочем, разработчики зачастую закрывают существенную часть программы от изменений;
      • «не-1С: продукты», как правило, полностью закрыты от изменений сторонними программистами, модификация и расширение таких продуктов возможна только силами разработчиков.
    • Открытость «1С: продуктов» (как и закрытость «не-1С: продуктов») является одновременно достоинством и недостатком:
      • открытость дает независимость от разработчика: программистов 1С много, и принципиально любой из них может внести изменения в продукт (кстати, как соответствующие пожеланиям заказчика, так и вредящие ему);
      • однако внесение таких изменений снимает с разработчика ответственность за корректную работу программы, осложняет или даже исключает возможность обновления версий продукта, т.е. фактически лишает заказчика технической поддержки со стороны разработчика.
    • В пользу «1С: продуктов» зачастую приводят такой аргумент: эти продукты легко интегрируются с бухгалтерскими программами фирмы «1С». На самом деле это вопрос чисто технический, и его решение зависит не от того, к какой группе относится продукт, а от профессионализма разработчиков.
  • Требования к программно-технической платформе
    • Учтите: одни программы готовы работать и на компьютерах пятилетней давности, другие рассчитаны на современные машины, и выбор такой программы повлечет необходимость обновления парка компьютеров.
    • Выясните требования к системному программному обеспечению, в частности, к системе управления базами данных (СУБД), которую, возможно, придется приобретать. Полезно иметь в виду, что некоторые программы для ККУ довольствуются легальными бесплатными версиями СУБД.
  • Схема лицензирования. Цена продукта
    • Приобретение продукта у разработчика есть приобретение одной или нескольких лицензий на него. Необходимо точно знать применяемую разработчиком схему лицензирования – она определяет полную цену поставки.
    • Существует схема т.н. серверного лицензирования: продукт поставляется для установки на один сервер (в одну локальную сеть) без ограничения числа рабочих мест. По этой схеме на одно предприятие приобретается одна лицензия.
    • Продукты, созданные на платформе «1С:Предприятие 8», лицензируются по другой схеме: комплект лицензий состоит из лицензии на сам продукт и нескольких клиентских лицензий на рабочие места. Как показывает опыт, программа для ККУ эксплуатируется как минимум на четырех рабочих местах, а на крупных комбинатах хлебопродуктов это количество доходит до 15 – 20. При такой схеме лицензирования собственно цена продукта есть только часть общей стоимости комплекта лицензий.
  • Проект внедрения
    • Как правило, приобретенный продукт внедряется силами компании-разработчика (возможно, ее партнера). Содержание, сроки и стоимость проекта внедрения являются вторым – после качества и стоимости самого продукта – наиболее важным фактором, который должен быть принят во внимание при выборе продукта.
    • Наилучший вариант – это проект внедрения «под ключ», результат которого можно охарактеризовать так: все настроено, все подключено, все со всем интегрировано, информация в базе актуальна на текущую дату, люди обучены и работают с текущими данными. Иначе говоря, результат такого проекта – реальная работа пользователей с программой в реальном времени.
    • Одна из распространенных альтернатив – установка продукта, его настройка и обучение пользователей в заранее оговоренном объеме учебных часов. На этом ответственность исполнителя заканчивается, и прошедшим обучение пользователям предлагается самим выводить продукт на рабочий режим. Такой вариант внедрения, возможно, дешевле внедрения «под ключ», но его результативность сомнительна.
  • Компетентность в предметной области (ККУ). В процессе внедрения и последующего сопровождения большое значение имеет наличие у компании-разработчика высококлассных специалистов по количественно-качественному учету. Такие специалисты, внедрившие продукт не на одном десятке предприятий и накопившие огромный опыт, не только выполнят проект внедрения, но и смогут оказать содействие в постановке и совершенствовании учета на предприятии.
  • Послепроектное обслуживание
    • Компания-разработчик (или ее партнер) должна обеспечивать послепроектную техническую поддержку, включающую «горячую линию» консультаций и поставку обновлений продукта. Необходимо выяснить, на каких основаниях осуществляется техническая поддержка, какова ее стоимость.
    • Если продукт закрытый (полностью или частично, см. п. 8), необходимо выяснить, готов ли разработчик модифицировать продукт согласно индивидуальным пожеланиям заказчика, на каких основаниях.
    • Если же продукт открыт, необходимо узнать, как скажется на техподдержке внесение изменений в продукт собственными силами.
  • Гарантийные обязательства. Важный вопрос – содержание гарантийных обязательств и срок, на который они распространяются. Один из вариантов, который представляется разумным, – бесплатное устранение ошибок разработчика в течение двенадцати месяцев после первичной поставки, а при наличии договора на техническую поддержку – после поставки последнего обновления.
  • Источники информации
    • Безусловно, основной источник информации по всем перечисленным выше вопросам – компания-разработчик.
    • Однако полезно навести справки у клиентов, причем как недавних, так и тех, у которых продукт внедрен несколько лет назад: у первых можно узнать, как они выбирали продукт и как выполнялся проект внедрения в текущих условиях, а у вторых – насколько оправданы обещания поставщика относительно технической поддержки.
    • Желательно пообщаться с несколькими клиентами: успешность проекта внедрения и последующей эксплуатации продукта зависит не только от компании, создавшей и внедрившей продукт, но и от квалификации и добросовестности сотрудников предприятия. К сожалению, бывают плохие клиенты…
  • В заключение
    • Хочется пожелать удачи в выборе надежного партнера и качественной программы для автоматизации количественно-качественного учета.
    • Мы можем даже дать рекомендацию – это наша компания «ГЕЛА» и наш Программный Комплекс «Зерно».