Электронный документооборот на платформе 1С:Документооборот 8. Первый пилот-проект

Юрий Шойдин, заместитель генерального директора по стандартизации и качеству- Директор по ИТ ГК «Интарсия» (28.04.2010 г.) 

Разрешите представиться, я CIO Питерской Группы Компаний «Интарсия», которая специализируется на строительстве, реконструкции и реставрации самых значимых объектов Санкт-Петербурга. 

Начало 2010 года для меня и моей компании было ознаменовано реализацией проекта внедрения нового продукта компании «1С» - 1С:Документооборот 8. В этой статье мне хотелось бы поделиться с аудиторией основными показательными моментами нашего проекта. 

Как мы начали

Необходимость внедрения ЭДО в компании никогда не лежит на поверхности, и я уверен, что руководителю ИТ подразделения необходимо обладать некоторой практикой и дальновидностью, чтобы выявить действительно необходимые бизнесу сервисы, которые может дать вам СЭД. Интерес бизнеса должен быть явно выражен в заинтересованности ТОП-менеджеров именно в этих, конкретных возможностях СЭД. В противном случае проект внедрения, на мой взгляд, начинать не стоит, т.к. результат, с высокой степенью вероятности, будет отрицательным.

Откуда мы взяли требования бизнеса. В процессе жизненного цикла учетной системы отдел ИТ фиксировал заявки на требуемые изменения системы. Именно из характера этих заявок стали видны процессы, которые логично было вынести за рамки учетной системы и реализовать в СЭД. Таким образом, были выявлены основные требования:

  • Требовалось ускорить согласование внутренних документов (приказов, договоров, положений);
  • Требовалось навести порядок в хранении электронных копий документов, находящихся в структуре файловых серверов.
Кроме этого, по результатам проведения совещаний стало понятно, что есть реальная потребность фиксировать и контролировать выданные на совещаниях поручения.

Решение о внедрении СЭД на платформе ПО «1С», несмотря на возможные риски, связанные с новизной продукта, было принято и в связи с тем, что в компании уже был внедрен ряд модулей конфигурации 1С:УСО 8.1, которые успешно функционируют уже в течение 2-х лет. Дополнительным стимулом при принятии решения послужила готовность отдела ИТ осуществлять полный цикл HelpDesk по этому продукту и возможность в рамках договора на пилотное внедрение поддерживать горячую линию с отделом разработки компании «1С».

Подготовительная работа

Чтобы определиться с техническими требованиями к системе, мы описали и оптимизировали под СЭД основные процессы документооборота:

  • Движение входящей информации;
  • Движение исходящей информации;
  • Согласование приказов;
  • Порядок инициации, согласования и заключения договоров;
  • Порядок издания приказов;
  • Движение служебных записок.
Описание процессов проводилось с помощью упрощенных нотаций для того, чтобы сотрудники заинтересованных подразделений, могли в них быстро разобраться и вместе с рабочей группой предпроекта предложить оптимальные варианты.

А после формирования документа «Требования к СЭД» мы смогли точно определить заказчиков данного проекта, и проект был открыт приказом по компании.

Начиная проект, мы примерно предполагали его бюджет, но при завершении проекта и его анализе мы были удивлены, что львиную долю бюджета у нас вместо затрат на внедрение (как мы предполагали) «сожрал» консалтинг, то есть подготовительные работы. Здесь надо оговориться, что из расчетного бюджета мы не выбились. Хочется обратить внимание, что при внедрении СЭД основные затраты ложатся на консалтинг, который вы должны сделать сами, если у Вас есть ресурсы и опыт, либо пригласить нормального профессионала внедренца. Не тешьте себя иллюзиями, без этого ЭДО не «взлетает». 

Основные параметры проекта

Компания: 700 ИТР, 3 офиса, 11 объектов,
Пилот проект: 3 офиса, 4 объекта,
Задействовано: около 100 сотрудников,
Активных: 30 сотрудников,
Обучено: 67 сотрудников,
Подготовка: 4 месяца,
Внедрение: 2 месяца.

Я не буду полностью описывать всего того, что вместил в себя консалтинг, скажу только, что мы подготовили, откорректировали, утвердили и начали использовать несколько документов:

  • Положение по документообороту;
  • Положение по электронному документообороту;
  • Откорректированы Должностные инструкции сотрудников;
  • Откорректированы документы по ИБ компании;
  • Внесены изменения в Положение о договорной работе;
  • Внесены изменения в Положения о подразделениях.

Говоря о непосредственной реализации проекта, могу сказать, что, несмотря на рекомендации знатоков СЭД, нами было принято решение о запуске системы не по рабочим местам (как предлагалось), а непосредственно по процессам. К сожалению, никто из консультантов не смог нам дать какие-то вразумительные рекомендации, потому что соответствующего опыта у них не было. Это было не простое решение, ведь нам пришлось не только подготовить по-процессные инструкции для сотрудников, но и правильно (с учетом запуска процессов) сформировать учебные группы. Дополнительно к этому мы обеспечили наличие консультантов по всему маршруту процесса в момент запуска и горячую линию в отделе ИТ.

Наверное, это был не самый простой и легкий путь, но с учетом того, что наш проект выполнялся одновременно в территориально распределенных офисах, мы не нашли другого оптимального решения для запуска.

Проблемы, с которыми мы столкнулись

Одним из самых сложных моментов в подготовке к проекту неожиданно оказалось создание архитектуры мест хранения внутренних документов. Все дело в том, что тут существует достаточно сильная зона конфликта, заключающаяся в том, как видят эту структуру разные группы сотрудников. Например, с одной стороны «бизнес-сотрудники» привыкли и стремятся к некому аналогу архитектуры файлового сервера, где они исторически хранят свои документы. С другой стороны сотрудники канцелярии, особенно если ее руководитель является профессионалом, как было в нашем случае, видит эту структуру через призму номенклатуры дел. В итоге у нас получилась некая уникальная структура, которая на сегодняшний день устраивает всех, ну а в будущем мы увидим, насколько она правильна.

В процессе работы по внедрению нами дополнительно были выявлены и описаны еще четыре потребовавшихся нам процесса:

  • Контроль исполнительской дисциплины;
  • Организация и проведение совещаний;
  • Передача документов в архив;
  • Использование архива для проектной документации.

На первоначальном этапе мы не смогли определить их необходимость и выявить реальных заказчиков, а поэтому и реализовывать в системе мы не торопились. При появлении же необходимости мы вновь вернулись к ним и на текущий момент часть дополнительных процессов уже реализована в СЭД, а часть ждет своего зреющего заказчика.

Про обнаруженные технические проблемы в конфигурации я рассказывать не буду по причине сложности терминологии и в связи с отсутствием существенных рисков проекта. При тесном сотрудничестве с разработчиком, компанией 1С, все возникающие проблемы нами описывались и передавались в отдел разработки для проверки и устранения.

Но есть и еще одна группа проблем, с которой вы возможно столкнетесь. К этим проблемам я рекомендую отнестись самым серьезным образом, вот они:

  • Отсутствие регламентирующих документов в организации. Соответственно нам их пришлось создавать и внедрять в организацию, а это как вы понимаете - время.
  • Не использование или частичное использование ГОСТов и других стандартов, регламентирующих документооборот. Не надо все пытаться придумать заново, многие вещи уже придуманы до нас, используйте и сэкономьте время.
  • Непонимание терминов «документ» и «электронный документ». Это очень сложная психологическая проблема в коллективе и Вам придется приложить немало усилий, чтобы договориться об использовании терминологии и однозначном понимании сотрудниками логики ЭДО. Если Вы этого не сделаете, то рассчитывать на помощь и взаимопонимание коллег Вам не придется.
  • Наличие в СЭД персональных данных. Мы часто, при проектировании системы, не придаем большого значения тем данным, которые будут в последствии там накапливаться и использоваться. Постарайтесь, что бы Ваша СЭД не попала в раздел ИСПДн (информационной системы персональных данных), либо заранее спроектируйте ее таким образом, чтобы она легко вписалась в существующую ИСПДн и не изменила ее класс.

Основные выгоды

Оценивая сейчас то, что мы сделали, можно попытаться формулировать те выгоды, которые, мы приобрели после внедрения СЭД. 
Что получает Заказчик:

  • Сокращение времени согласования документов;
  • Быстрый поиск документов;
  • Построение архива документов (в том числе, в последствии, проектной документации);
  • Возможность использования принципа «одного окна» в процедуре согласования договоров, что значительно упрощает работу инициаторов договоров и сотрудников договорного отдела;
  • Возможность контролировать процессы документооборота целиком.
Что «покупает» ТОП менеджмент:
  • Возможность контроля исполнения поручений;
  • Разделение конфиденциальной информации, то есть «грифованные» документы попадают именно к тем сотрудникам, которым необходимо изначально;
  • Возможность контроля основных процессов работы с документами, а значит частичный контроль системы управления организацией.

Рекомендации для тех, кто решиться пройти нашим путем

Для тех, кто решит внедрять у себя СЭД на платформе 1С, хотелось бы привести несколько общих рекомендаций, которые, я надеюсь, помогут Вам пройти этот путь эффективно и красиво:

  • Синхронизируйте понятие «электронный документ» со всеми подразделениями;
  • Определите набор проблем, которые вы сможете решить, внедрив СЭД;
  • Определите владельцев выявленных вами проблем и сделайте из них заинтересованных заказчиков;
  • Опишите, попутно оптимизируя, процессы реально нуждающиеся в автоматизации;
  • Подготовьте и утвердите необходимые Вам нормативно-распорядительные документы;
  • Проведите массированное обучение сотрудников.

Вместо заключения

Коллеги, не уподобляйтесь страусу и помните, что проект по внедрению СЭД в организации - это в основном проект консалтинговый. Помните - «кто не управляет документами - тот не управляет организацией». 

Одним из основных параметров успешности проекта можно признать сформированную и введенную в работу нормативно-распорядительную документацию, связанную с СЭД.

Что касается инструмента (1С:Документооборот 8), то я ни разу не пожалел о своем выборе, конечно это мое субъективное мнение, но, если Вы все сделали правильно при подготовке и реализации проекта, инструмент большой роли не играет.